Changer de syndic : les étapes clés pour réussir la transition en toute sérénité
Le changement de syndic est une démarche importante pour une copropriété. Elle nécessite de la méthode, de la transparence et une bonne communication entre les copropriétaires. Voici un guide simple et complet pour accompagner votre conseil syndical dans cette décision.
- Consulter plusieurs syndics et préparer le terrain
La première étape consiste à rencontrer différents syndics en présence des membres du conseil syndical.
Ces échanges permettent de comparer des approches, des méthodes de travail et des profils.
Plusieurs points méritent une attention particulière :
- Le gestionnaire pressenti pour votre copropriété
– Quel est son nombre d’immeubles en portefeuille ?
– Quelle est son expérience professionnelle ? Est-il en capacité de vous accompagner avec pertinence dans les projets de la copropriété (travaux, réhabilitation, plan pluriannuel, suivi technique, gestion financière) ?
– Est-il familiarisé avec la typologie de votre copropriété (taille, équipements, dynamique du conseil syndical) ? - Le comptable dédié à votre immeuble
– Combien d’immeubles suit-il ?
– Quelle est sa disponibilité ?
– Quelle est sa maîtrise des outils comptables et du suivi des dépenses ? - Les méthodes de travail du syndic
– Processus de recouvrement des charges
– Suivi et renégociation des contrats courants
– Organisation des interventions techniques
– Gestion des sinistres et communication avec les copropriétaires
– Modalités de réponse (délais, extranet, contact dédié, astreinte)
L’objectif est d’obtenir une vision claire du fonctionnement réel de l’entreprise et de sa capacité à accompagner durablement votre copropriété.
- Analyser et comparer les offres dans le détail
Une fois les premiers échanges réalisés, il faut comparer attentivement les propositions de contrat.
Les critères essentiels incluent :
- Les heures ouvrables du syndic
Certaines offres incluent des plages élargies ou des services en dehors des horaires classiques. - Le nombre de visites de l’immeuble incluses
Les visites régulières permettent un suivi actif et une meilleure anticipation des besoins. - Le nombre de réunions du conseil syndical prévues au contrat
C’est un indicateur du niveau d’accompagnement que le syndic propose. - Les horaires proposés pour les assemblées générales
Certaines copropriétés préfèrent des AG en soirée ou le samedi. Vérifiez ce qui est inclus. - Les frais annexes
Frais de photocopie, frais de relance, honoraires travaux, gestion des sinistres…
Une analyse transparente permet d’éviter les mauvaises surprises.
- Communiquer avec les copropriétaires et préparer le vote en AG
Une fois les critères analysés, il est essentiel de communiquer avec l’ensemble des copropriétaires.
Le conseil syndical peut partager son ressenti, les points forts de chaque candidature et les éléments ayant guidé sa pré-sélection.
Ensuite, la ou les propositions doivent être adressées au syndic actuel pour demander l’inscription du point à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
Bon à savoir :
Il est indispensable de s’assurer de la bonne réception du courrier, afin que le syndic en place puisse inscrire la question « Désignation du syndic » à l’ordre du jour dans les délais légaux.
Un conseil pratique :
Idéalement, l’assemblée générale doit se tenir dans un lieu neutre, extérieur aux locaux du syndic en place, afin de garantir un climat serein au moment du vote.
Le jour de l’AG, les copropriétaires seront amenés à se prononcer sur le nouveau mandat et à désigner le syndic de leur choix.
- Après le vote : les obligations du syndic sortant
La loi encadre strictement la transmission des documents.
Le syndic sortant doit :
Dans les 15 jours suivant la cessation de ses fonctions :
– Transmettre la situation de trésorerie
– Fournir les références des comptes bancaires du syndicat
– Donner les coordonnées de la banque
Dans le mois qui suit :
– Remettre l’ensemble des documents et archives du syndicat
– Fournir les documents dématérialisés relatifs à la gestion
– Informer le prestataire d’archivage (si archives confiées à un tiers)
Dans les deux mois suivant ces délais :
– Transmettre l’état des comptes des copropriétaires
– Fournir l’état des comptes du syndicat, après apurement et clôture
Ces délais garantissent une reprise fluide par le nouveau syndic.
Changer de syndic est une démarche structurante pour une copropriété.
En consultant plusieurs professionnels, en analysant les offres avec précision et en gardant une communication ouverte avec les copropriétaires, la transition se déroule dans de très bonnes conditions.
Une gestion claire, structurée et bien accompagnée permet d’aborder cette étape en toute confiance — et d’offrir à la copropriété le cadre de gestion qu’elle mérite.